你知道吗?拆分Word文档没有你想的那么难!4步就能轻松搞定
yuyutoo 2024-10-27 16:55 1 浏览 0 评论
著名篮球运动员樱木花道说：“天下分久必合，合久必分！”
说正经的，Word也经常分分合合，你碰到这样的情景吗？
几个人合写一份标书，一个教案，一个策划案，最终要合并成一个文档
把一份很大的文档，拆分成很多个子文档，分发出去(分别打印)。
在Word里，要合并文档非常简单，有一个现成的按钮，三步就搞定了。
? 插入对象-文件中的文本
? 选择子文档
? 按下【插入】按钮，就自动完成合并。
成功合体！
但是，最近有位童鞋完成邮件合并后，就问：怎么把合并邮件生成的文档，拆分成多分子文档呢？
合并文档天天见，但真没见过Word里有拆分文档的按钮。
在我的知识库里，这类任务必须！应该！只能！动用VBA代码或者找外挂插件啊。
但是，真的没有更简单的方法吗？爱钻研如我，怎能放过。
经过几番摸索和试验，终于找到了一个秘技。这个秘技超级简单、傻瓜化，而且不用一行代码，也不用装外挂。
下面以《和秋叶一起学Word》课程中的练习文档为例。这份文档包含了1级标题、2级标题，以及正文内容。在导航窗格下可以清晰的看到文档结构。
接下来，将要按照2级标题来拆分，也就是每一部电影的内容生成一个子文档。
准备工作就绪，下面就教你在4步之内搞定Word文档拆分：
01 切换到大纲视图
虽然知道 Office 都有视图选项卡，包含了各种浏览模式，但从没正经用过大纲视图。切换到大纲视图后，工具栏会多一个大纲选项卡，页面会变成这个样子：
02 选择2级标题
这一步非常关键。为了将每一部电影的内容拆分成一份文档，每创建一份子文档，必须先单独选中每一部电影的内容块（标题+正文），如果是一个个创建，效率还是太低。
经过试验，我发现了一个批量完成，一步到位的方法：先把每一部电影的内容折叠起来，再选中标题，这样选中的每个标题，其实是包含了正文内容的。折叠的方法，就是只显示到级别2。
操作方法如下：
03 创建子文档
正常情况下，是看不到创建按钮的，必须先显示文档（大概是显示子文档的意思，微软的办公软件菜单翻译总是让人莫名其妙，真的不敢恭维）。
于是这一步的完整操作是，显示文档---创建，操作过程如下：
这个时候，只是在主文档中按标题2创建了子文档区块而已，并没有真正拆分，还需要最后一步。
04 Ctrl+S保存
保存之后，再去看文档所在文件夹，就多了10个以电影名称（2级标题）命名的子文档。
按下Ctrl+S之后，我也是惊呆了……
不过，注意啦！要使用这招有个前提条件，就是你的主文档，必须有大纲结构。
“怎样才有大纲结构呢？”——套用标题样式
以前除了调整大纲结构，从来没觉得大纲视图还有多大用处，总觉得它是多余的。
直到见识了这招自动拆分文档技法，总算对大纲视图留下点特别印象。
以上的方法你都学会了吗？
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